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Bericht für das Wirtschaftsjahr 2010
Die Fachinformationszentrum Chemie GmbH (im Folgenden: FIZ CHEMIE) wendet als Beteiligungsunternehmen des Bundes den Public Corporate Governance Kodex („Kodex“) des Bundes mit Stand vom 30. Juni 2009 auf Grundlage eines Beschlusses des Aufsichtsrates des FIZ CHEMIE vom 15. November 2010 an. Geschäftsführung und Aufsichtsrat des FIZ CHEMIE erklären in Anlehnung an § 161 AktG, dass das FIZ CHEMIE den Empfehlungen des Kodex entsprochen hat und zukünftig entsprechen wird.
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Zusammenwirken von Geschäftsführung und Aufsichtsrat
Geschäftsführung und Aufsichtsrat arbeiten zum Wohle der Gesellschaft eng zusammen. Alle Unternehmens- angelegenheiten werden von der Geschäftsführung im Rahmen der Berichtspflicht dem Aufsichtsrat offengelegt. Geschäftsführung und die Mitglieder des Aufsichtsrates sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Der Aufsichtsrat hält seine Sitzungen grundsätzlich unter Beteiligung der Geschäftsführung ab.
Die Geschäftsführung stimmt unter Beachtung der satzungsgemäßen Aufgaben die strategische Ausrichtung der Gesellschaft mit dem Aufsichtsrat ab und berichtet in den Sitzungen des Aufsichtsrates über den Stand der Strategieumsetzung und des Geschäfts- verlaufs.
Im Gesellschaftsvertrag sind die Regeln zur Informations und Berichtspflicht der Geschäftsführung gegenüber dem Aufsichtsgremium definiert. Die Geschäftsführung legt dem Aufsichtsrat alle außergewöhnlichen, über den Rahmen des laufenden Geschäftsbetriebes hinausgehenden Rechtsgeschäfte und Maßnahmen, die die Stellung und Tätigkeit der Gesellschaft erheblich beeinflussen können zur vorherigen Zustimmung vor.
Die Geschäftsführung kommt ihrer Berichtspflicht bezüglich aller für die Gesellschaft relevanter Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, des Risikomanagement und der Compliance in schriftlicher Form nach. Die Unterlagen werden den Mitgliedern des Aufsichtsgremiums rechtzeitig zur
Verfügung gestellt.
Geschäftsführung und Aufsichtsrat kommen ihren Pflichten unter Beachtung ordnungsgemäßer Unternehmensführung nach. D&O-Versicherungen sind für Geschäftsführung und Aufsichtsrat nicht abgeschlossen worden.
Geschäftsführung und Aufsichtsrat werden jährlich über die Corporate Governance des FIZ CHEMIE auf seiner Website berichten. Hierzu werden auch eventuelle Abweichungen von den Empfehlungen des Public Corporate Governance Kodex gehören.
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Geschäftsführung
Die Geschäftsführung leitet FIZ CHEMIE und wirkt ausschließlich im Interesse und zum Wohl der Einrichtung. Tätigkeiten zum Nachteil FIZ CHEMIE werden nicht ausgeführt. Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der sie betreffenden Festlegungen im Gesellschaftsvertrag in der jeweils gültigen Fassung sowie der übrigen Vorgaben des Zuwendungsgebers.
FIZ CHEMIE verfügt über ein ange- messenes Risikomanagement.
Die Geschäftsführung besteht in Übereinstimmung mit dem Ge- sellschaftsvertrag seit dem 01. Oktober 2005 aus einem Geschäftsführer. Die Gesellschaft wird gesetzlich vertreten durch den Geschäftsführer und einen Prokuristen. Geschäftsführer im Jahr 2010 war Herr Prof. Dr. René Deplanqe; Prokuristen waren Herr Dr. Axel Parlow und Herr Thomas Berthold.
Die Vergütung des Geschäftsführers entspricht den den Bundesbeamten in der Besoldungsgruppe B 3 zustehenden Bezügen in der jeweils geltenden Fassung.
Der aktuelle Anstellungsvertrag des Geschäftsführers hat eine Laufzeit von drei Jahren bis zum 31. Dezember 2011.
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Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat nimmt seine Aufgaben nach den Regelungen des Gesellschaftsvertrages wahr. Er überwacht die Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung. Er wird in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für FIZ CHEMIE eingebunden. In der Regel finden zwei Sitzungen im Kalenderjahr statt.
Der Aufsichtsratsvorsitzende, bei dessen Abwesenheit die stellvertretende Vorsitzende, leiten die Sitzungen. Zwischen dem Vorsitzenden und dem Geschäftsführer gibt es regelmäßige Kontakte, um über auftretende Risiken, Geschäftsentwicklungen und Strategien zu befinden.
Der Geschäftsführer unterrichtet den Aufsichtsratsvorsitzenden unverzüglich, wenn Ereignisse eintreten, die für die Lage der Gesellschaft von wesentlicher Bedeutung sind.
Es besteht die Möglichkeit, außerordentliche Aufsichtsratssitzungen durchzuführen. Im Jahr 2010 musste davon kein Gebrauch gemacht werden.
Der Aufsichtsrat kann Ausschüsse bestellen und ihnen bestimmte Aufgaben übertragen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hat den Vorsitz des Ausschusses inne. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten von FIZ CHEMIE keine Vergütungen für ihre Tätigkeit. Im Einzelfall können sie von der Gesellschaft Ersatz ihrer Auslagen nach den für Bundesbedienstete geltenden Regeln erhalten.
Die Arbeitnehmervertreter werden nach der von der Gesellschafterversammlung gebilligten Wahlordnung gewählt.
Der Aufsichtsrat besteht in 2010 aus 14 Mitgliedern, davon sind drei weiblich.
